OTIF

Hoe je OTIF rekent

Tel de leveringen die door beide poortjes kwamen, deel door het totaal aantal leveringen, maal honderd. Twee poortjes, en een levering moet door allebei: te laat maar compleet valt af, op tijd maar incompleet valt ook af.

Daarna hangt alles aan één definitie: welke datum. Meet je tegen de datum die de klant vroeg, dan meet je je hele bedrijf, inclusief of sales iets heeft toegezegd wat het magazijn niet kon. Meet je tegen de datum die je zelf bevestigde, dan meet je alleen of je je eigen woord hebt gehouden. Retailklanten gebruiken de eerste. Leveranciers die intern rapporteren gebruiken vrijwel altijd de tweede, en het gat tussen die twee getallen is vaak het nuttigste wat er in het rapport staat.

Twee kleinere definities wegen bijna zo zwaar. Een te vroege levering telt meestal als fout, want een distributiecentrum werkt met tijdsloten. En een gesplitste levering telt meestal als niet compleet, hoe compleet hij uiteindelijk ook wordt.

Er is geen goed getal

Een leverancier van een supermarktketen leeft met een doel hoog in de negentig dat in een contract staat, met een korting voor elk punt eronder. Een zakelijke groothandel met flexibele klanten berekent OTIF misschien nooit. De doelen zijn contractueel in plaats van natuurlijk, dus een getal uit iemand anders' branche zegt je niets.

Waar het getal voor is, is de trend tegen je eigen contractuele doel, en de verdeling over de twee poortjes. Een maand op 92 procent die vrijwel volledig uit te late leveringen bestaat, is een transportprobleem. Diezelfde 92 procent uit incomplete leveringen is een voorraadprobleem, en dan is de fill rate je volgende stap.

In de praktijk

Van die 500 leveringen kwamen er 470 binnen het afgesproken venster aan, dus op tijd was 94 procent. Er kwamen 482 compleet aan, dus compleet was 96,4 procent. Tel je de leveringen die door beide poortjes kwamen, dan zijn dat 462, dus OTIF was 92,4 procent.

Verander nu één definitie. Gemeten tegen de datum die elke klant oorspronkelijk vroeg, in plaats van de datum die sales bevestigde, waren 420 van de 500 op tijd, en zakt OTIF naar 84 procent. Dezelfde maand, dezelfde vrachtwagens, hetzelfde magazijn, acht en een half punt verschil, en het tweede getal is het getal waar de klant naar kijkt. De getallen hier zijn een voorbeeld.

Wat het getal beweegt

• Discipline bij het bevestigen van orders. De goedkoopste verbetering voor de meeste leveranciers is een datum bevestigen die het magazijn echt haalt, in plaats van de datum die de klant vroeg te herhalen.
• Geboekte tijdsloten. Een gemist venster bij een retaildistributiecentrum kan een geweigerde vracht en een boete betekenen, en het scoort als fout ook als de goederen op tijd klaar stonden.
• Beschikbaarheid. Het poortje compleet wordt bepaald door de voorraad en niet door het magazijn, en dat maakt OTIF deels een inkoopgetal.
• Cut-offtijden tegen transittijd. Een klant op twee dagen afstand heeft de order een dag eerder gepickt nodig dan een klant om de hoek, en OTIF-rapporten scheiden die twee zelden.
• Beleid voor splitsen. Sturen wat je hebt ziet uit als goede service en scoort als fout. Bepaal waar je op optimaliseert.
• Wie het getal bezit. OTIF loopt over sales, inkoop, magazijn en transport. Waar het bij één van die vier ligt, wordt het meestal gerapporteerd op de definitie waaronder die afdeling er het best uitkomt.